Les outils de travail
Gestion de projets
C'est l'outil de référence pour le gestionnaire de projets. On y organise les tâches pour chacun de nos projets avec les échéances et les personnes responsables. Ça permet au gestionnaire d'avoir une vision d'ensemble et de rapidement s'ajuster si une étape prend plus de temps que prévue, et ça permet aux membres de l'équipe projet de faire son propre plan de match à partir de l'échéancier global. On s’assure que rien ne tombe dans les craques si on organise le travail comme il faut! Voici un petit tuto bien pratique :
Tout le monde va partager son agenda avec toi, et toi aussi tu vas le partager avec les autres. Ça veut dire plusieurs choses :
- Ne mets pas de rendez-vous personnel que tu ne souhaiterais pas nous partager... on le verra!
- Quand tu n’es pas disponible (pour travailler ou juste pour des rendez-vous clients), indique-le. Tout le monde sera au
courant comme ça. - À l’inverse, consulte l’agenda de tes collègues avant de leur organiser un rendez-vous ou un appel. La plupart du
temps, les indisponibilités des gens sont notées.
Gestion des heures
C’est notre outil de suivi des heures pour les membres de l'équipe et des budgets des projets. Chacun a la responsabilité d’y saisir toutes les heures passées aux différentes tâches d’un projet, pour qu’on évalue la rentabilité des mandats, mais aussi la justesse de nos estimations. Plusieurs documents sont à consulter pour que tu comprennes mieux notre fonctionnement avec Harvest.
Chacun fait le suivi de ses heures de travail dans le Google doc d’équipe. À mettre à jour chaque semaine au minimum. Les heures payées ne sont pas nécessairement équivalentes aux heures dues : chacun a un arrangement qui lui convient pour reprendre ou rattraper ses heures. C’est également ici que vous trouverez le calendrier des vacances de l’équipe. Voici une petite vidéo qui t'explique comment rentrer ses heures dans le tableau.
Visios et Dropbox
Nous utilisons différents outils pour les rencontres à distance : Zoom (pour les entrevues et certaines réunions avec les clients), Teams (à la demande express des clients qui ne peuvent pas utiliser d'autres systèmes) et Google Meet (pour les rencontres internes). Nous te suggérons de te familiariser avec ces 3 outils.
Il faut aussi que tu installes Dropbox sur ton ordinateur. Tu y trouveras tous nos contenus et les projets passés, présents et futurs. Tu l’utiliseras pour stocker tout ton travail et pour consulter ce qui a déjà été fait pour t’inspirer.
Ton ordi
Tu peux mettre des auto-collants, changer de fond d'écran, mettre une coque de protection que tu trouves jolie, et le paramétrer comme tu le souhaites.
C'est un outil qu'on te prête, il faut donc que tu en prennes soin et que tu y fasses attention. S'il est volé ou cassé par ton fait, on te demandera de le rembourser.
Devant les clients, on évite l’utilisation des ordinateurs qui donnent l’impression qu’on fait autre chose et on préfère prendre des notes sur un carnet. Sinon, on l’annonce dès le départ pour éviter que tout le monde se pose la question.
La boîte à outils
Politique de mot de passe
Nous te demandons de changer ton mot de passe régulièrement pour les plateformes suivantes : Harvest, Gmail et Dropbox. Tu as aussi la responsabilité qu'ils soient robustes, et... bien cachés!